محتوای برنامه روابط عمومی و نحوه اجرا
خلاصه برنامه:
این قسمت حداکثر شامل یک صفحه است که فصول و عنوان‌های اصلی برنامه در آن می‌آید و تنها در مورد برنامه‌های بسیار طولانی ضرورت وجودی آن پیش می‌آید. روشن است که این بخش پس از تهیه و تدوین برنامه نوشته می‌شود.
مقدمه (منطق برنامه):
این بخش شامل نگرشی عمومی و کلی به مؤسسه، مخاطبان و هدف برنامه است. این مقدمه می‌تواند بازنگری عمومی مسایل روابط عمومی و مشکلات سازمان باشد.
اهداف روابط عمومی:
در این قسمت فهرست اهداف روابط عمومی که برنامه برای دستیابی به آن تنظیم و اجرا می‌شود می‌آید. معمولاً اهداف با اعداد یا حروف الفبا مشخص و از یکدیگر مجزا می‌باشد.
نقش ارتباطات: یک توضیح کلی درباره امکانات و محدودیت‌های تلاش‌های روابط عمومی باید به مدیریت سازمان داده شود. این بخش در پاره‌ای از مواقع اضافه می‌شود تا حاصل و نتیجه اجرای برنامه را برای مدیریت روشن کند و از طریق بیان چیزهایی که نمی‌توان آنها را از اجرای برنامه روابط عمومی انتظار داشت. رفع مسئولیت آتی کند.
راهبرد (یا روش‌شناسی): یک بیان و تشریح کلی برای اینکه نشان داده شود پیام‌های روابط عمومی چگونه فرستاده خواهد شد باید آورده شود. این کار می‌تواند با دسته‌بندی رسانه‌ها، مناسبت‌های روابط عمومی و توضیح درباره مطالب نوشتاری و رویدادهای روابط عمومی و غیره صورت گیرد. شما در اینجا مدیریت را متقاعد می‌کنید که اجزای برنامه با یکدیگر هماهنگی و انسجام دارند و قابل اجرا و مکمل یکدیگرند و در جهت تحقق اهداف مورد نظر سازمان می‌باشند.
نحوه اجرای برنامه:
این فصل شامل شرح نکات اصلی پیرامون وسایل و ابزار ارتباطی است که برای ارسال پیام‌های مورد نظر به مخاطبان انتخاب شده (برای دستیابی به اهداف برنامه) از آنها استفاده می‌شود. آنچه در زیر می‌آید طبقه‌بندی اصلی وسایل و روش‌های انتقال پیام است. در این طبقه‌بندی رسانه‌ها و شیوه‌ها دسته‌بندی شده‌اند:
1- تلاش‌های نوشتاری انتشاراتی: شامل اطلاعیه‌های مطبوعاتی، میزگردهای مطبوعاتی، اظهارنظرهای منتشره در رسانه‌ها، گزارش‌ها، مقاله‌ها و سایر مطالب و مواد نوشتاری که به رسانه‌ها ارسال می‌شود.
2-فعالیتهای گفتاری و سخنگویی:این بخش شامل کار افراد کارشناس است که به عنوان سخنگویان، سخنرانان، توضیح‌دهندگان آموزش یافته‌اند تا درباره موضوعات و مسایلی که در برنامه روابط عمومی آمده گفتگو و بحث کنند و در محافل و مجامع حاضر شده و سخنرانی کنند و در مسافرت‌ها و بازدیدها به مردم توضیح دهند و با خبرنگاران رسانه‌ها گفتگو کنند.
3- مواد انتشاراتی: شامل کتابهای راهنما، خبرنامه‌ها، روزنامه‌ها، نوشته‌های آموزشی، کاتالوگ‌ها و بروشورها و هرگونه مواد چاپی حاوی اطلاعات.
4- مواد رسانه‌ای الکترونیک: فیلم‌های خبری و آموزشی، فیلم‌های مستند، نمایش اسلاید و اطلاعیه‌های عمومی صوتی و تصویری.
5- تبلیغات تجاری: روابط عمومی سازمان ممکن است بخواهد به مدیریت توصیه کند که میزان معینی از بودجه جهت تبلیغات تجاری و برای کمک به برنامه وسیع روابط عمومی و پشتیبانی و تکمیل آن اختصاص دهد (در چنین مواردی باید به طور کلی تشریح شود که چه نوع از تبلیغات تجاری مورد نظر است و در چه رسانه‌هایی باید ظاهر شود)
6- مناسبت‌های ویژه/ فعالیت ترویجی: مثلاً برگزاری مسابقه‌های ورزشی، ایجاد نمایشگاهها، برگزاری مسابقه‌های هنری و موضوع‌های اجتماعی، اعطای جوایز، تقدیم هدایا، برگزاری شب شعر و غیره.
در توضیح هریک از این روش‌ها و وسایل ارتباطی تا آنجا که مقدور است باید وارد جزییات شد تا دلیل استفاده از آن به درستی توجیه شده و منطق گنجانیدن آن در برنامه روابط عمومی روشن شود. ضمناً باید توضیح داد که رسانه‌های نوشتاری، گفتاری و شنیداری و دیداری چگونه پیام‌ها را برای رسیدن به مخاطب نقل خواهند کرد.
پاره‌ای از تهیه‌کنندگان برنامه‌های روابط عمومی فهرست آنچه را که باید انجام گیرد. به سیاهه‌ای طولانی از پیشنهادهای ناهماهنگ و غیرمنسجم تبدیل می‌کنند تا بودجه اختصاص یافته به تلاش‌های روابط عمومی را به شکلی هزینه کنند این امر نشان‌دهنده تشخیص غلط و عدم مهارت در کارهای ارتباطی و تبلیغی است. هر یک از تلاش‌های روابط عمومی باید به دقت انتخاب شوند تا در مخاطبان مورد نظر اثر مطلوب را به وجود آورد. مثلاً در حالی که اقدام تبلیغی چون دادن تخفیف ویژه و یا جایزه در هنگام خرید یا تعیین روزهای حراج ممکن است برای یک فروشگاه اقدام روابط عمومی و تبلیغی مناسبی باشد. ولی مطمئناً برای همه فروشگاهها این طور نیست. تحقیق، بررسی و مشورت با کارشناسان خارج از مؤسسه، پرس و جو از همکاران می‌تواند در آفرینش ایده‌ها و راههای نو، ویژه هر گروه اجتماعی و هر مؤسسه مناسب باشد.
برنامه روابط عمومی پیشنهادی باید با بودجه روابط عمومی نیز هماهنگ باشد. فعالیتهای مشخص چون تهیه فیلم یا اجرای تبلیغات تجاری وسیع، ایجاد رویدادها و مناسبت‌های ویژه، با وجود بودجه اندک، عملاً غیرمنطقی است. پاره‌ای از مواقع شما بر سر این دوراهی قرار می‌گیرید که بودجه را تنها به یک اقدام روابط عمومی (مثلاً برگزاری میزگردهای مطبوعاتی و یا ترتیب یک سفر مطبوعاتی) اختصاص دهید و یا آن را صرف اقدامات روابط عمومی متعدد ولی کم خرج (مثلاً ارتباطات پستی، تلفنی و یا ارسال اطلاعیه مطبوعاتی) بنمایید. ضمناً برنامه‌ای که تدوین و تنظیم می‌کنید باید با زمانی که در اختیار دارید مناسب باشد اول این سؤال را از خود می‌کنید، چقدر برای اجرای برنامه وقت دارید. کدام یک از اقدامات حاضر روابط عمومی با توجه به بودجه و زمان قابل اجراست
ای احمدیان به نام احمد صلوات. هر دم به هزار ساعت از دم صلوات .از نورمحمدی دلم مسرورست . عید مبعث مبارک
باتشکر از مطالب خوب شما