برنامه ریزی

برنامه ریزی یکی از وظایف اصلی مدیریت و از جمله مهمترین وظیفه مدیران است. برنامه‌ها ما را از وضع موجود به وضع مطلوب و موردنظر رهنمون می‌گرداند. روابط عمومی اکنون از مرحله روزمرگی، انجام اقدامات مقطعی و سلیقه‌ای گذشته و به مرحله تهیه و تدوین برنامه‌های بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت وارد شده است.

برنامه‌ریزی از مراحلی تشکیل می‌گردد که مرحله نخست آن شناخت فرصت و مسئله مشکل است. این مرحله با تعیین هدف‌ها و تعریف و تهدید آن پی‌گیری می‌شود. پس از تعیین اهداف در برنامه‌های روابط عمومی مخاطبان برنامه مشخص می‌گردند. مخاطبان می‌توانند عموم یا مخاطبان ویژه برون سازمانی یا مخاطبان درون سازمانی باشند. پس از این مرحله گزینه‌های نوشتاری، دیداری، شنیداری و مناسبتی ارتباط با مخاطبان مشخص می‌گردد و سپس با تهیه جدول زمانبندی و جدول بودجه اجرای برنامه آغاز می‌شود و ادامه می‌یابد. مرحله پایانی اجرای برنامه روابط عمومی را ارزیابی برنامه تشکیل می‌دهد. در این مرحله با ملاک‌ها و معیارها میزان موفقیت برنامه اندازه‌گیری شده و علل موفقیت‌ها و یا علل شکست‌ها مشخص می شود و گزارش پایان کار جهت ارائه به مدیریت تهیه و تدوین می‌گردد.

 آداب تهیه و تنظیم برنامه روابط عمومی

 برنامه روابط عمومی یک طرح و نقشه عملیاتی و اجرایی است که همه فعالیت‌هایی را که شما قصد دارید برای سازمان خود انجام دهید، مشخص می‌کند. این برنامه زمان و مکان شروع و پایان همه فعالیت‌ها را در چهارچوب یک تلاش و اقدام عمومی و کلی نشان می‌دهد.

برنامه روابط عمومی می‌تواند شامل اقداماتی باشد که در طول هر سال برای سازمان انجام می‌گیرد (و سالانه با توجه به همه متغیرها به روز و بهنگام می‌شود) و یا می‌تواند شامل مجموعه فعالیت‌های روابط عمومی باشد که در یک مقطع زمانی مشخص و یا هنگام برگزاری یک مناسبت ویژه به اجرا در می‌آید. به هرحال در هریک از موارد فوق اجرای برنامه شامل اقدامات و فعالیت‌های متوالی و منظمی است که هریک منطق و دلیل خاص خویش را دارند. بنابراین، برنامه روابط عمومی، نقشه‌ای عملیاتی و مشتمل بر اقداماتی هدفمند است که دلایل اقدامها در آن تشریح و ارزش و نقش هر فعالیت در ارتباط بااهداف کوتاه مدت و بلند مدت مشخص شده است.