برنامه ریزی و مراحل آن در روابط عمومی(2)

امروز، برنامه‌ریزی رکن اساسی در مدیریت است و هیچ کاری بدون تدوین یک برنامه مدون و مکتوب که در آن اهداف، راههای نیل به آنها وزمانبندی این طی طریق روشن شده باشد، انجام نمی‌گیرد. در روابط عمومی نیز که یکی از ارکان آن «برنامه‌ریزی» است. این موضوع اهمیت مضاعف پیدا می‌کند. روابط عمومی حتماً باید بایک «برنامه عمل» مدون راه خود را به سمت اهداف معین پیش گیرد و حتی برای امور پیش‌بینی نشده و برای بحران‌های اجتماعی بالقوه فکر و برنامه قبلی داشته باشد. برای انجام برنامه‌ریزی در روابط عمومی، باید از یک طرف عناصر اصلی حوزه کار روابط عمومی را مشخص کرد و از طرف دیگر اهداف مؤسسه و انواع مخاطبان مؤسسه را در نظر گرفت و آنگاه با توجه به ویژگی‌های هریک از اقشار خاص مخاطبان ضمن لحاظ کردن اهداف مؤسسه در قالب‌ها و مجراهای مناسب، القای فکر کرد و به عبارتی، پیامی راتدوین و ارائه کرد.

مراحل برنامه‌ریزی

 به طور کلی مراحل برنامه‌ریزی در روابط عمومی را می‌توان به شرح زیر مشخص کرد:

1-   شناسایی مخاطبان:  شناسایی مخاطبان، از ضرورت‌های بسیار مهمی است که روابط عمومی باید با استفاده از شیوه‌های مختلف مثل بررسی دیدگاههای آنان و انجام نظرخواهی یا نظرسنجی به این مهم دست یابد. برای مثال، روابط عمومی باید ابتدا انواع مخاطبان را بشناسد و در مرحله بعد، مشخصات بیشتری از هر یک از این قشرها را تهیه و تدوین کند. به طور کلی مخاطبان یک سازمان، به دو دسته بزرگ مخاطبان درون سازمان (کارکنان) و مخاطبان برون سازمان تقسیم می‌شود. در بین مخاطبان برون سازمانی، مخاطبان خاص از اهمیت بیشتری برخوردار هستند.

2-   تعیین اهداف روابط عمومی براساس اهداف مؤسسه: در این مرحله، باید هدف‌های «برنامه عمل» را براساس اهداف مؤسسه تنظیم کرد. سعی در تعریف دقیق اهداف مؤسسه و تنظیم واقع‌بینانه اهداف روابط عمومی در این مرحله حائز اهمیت است. باید مشخص شود که روابط عمومی با استفاده از چه شیوه‌ها و ابزارهای ارتباطی می‌تواند در افزایش کارآیی سازمان مشارکت کند و هدف‌های از پیش تعیین شده را جامه تحقق بپوشاند.

3-   تعیین پیام‌های روابط عمومی: پس از شناسایی مخاطبان و تعیین اهداف روابط عمومی، به مرحله «تعیین پیام‌های روابط عمومی» می‌رسیم. در این مرحله، ممکن است برای هریک از مخاطبان، پیام‌های خاصی تهیه شود و با این که پیام از چنان گستردگی و شمولی برخوردار باشد که یک یا دو و یا همه مخاطبان را در برگیرد. اطلاعات یا پیام‌های ارسالی برای مخاطبان، باید به دقت مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گیرد. این پیام‌ها می‌توانند به صورت یک اطلاعیه یا یک شعار هدفدار، فیلم، نمایشگاه، هدیه تبلیغاتی و ... باشد.

4-   تهیه پیش‌نویس برنامه و مشورت با مسئولان: در این مرحله با توجه به در دست داشتن عناصر کلی برنامه عمل، باید پیش‌نویس برنامه عمل را تدوین کرد و ضمن مشورت با مسئولان سازمان، نسبت به انجام اصلاحات احتمالی همت گماشت.